介護記録は紙、シフトはExcel、請求は電卓。
現場の疲弊と実地指導への恐怖
D社は地域密着の訪問介護ステーション。介護職員22名・ケアマネ3名・事務5名の合計30名で、180名の利用者を支えています。介護記録は紙ベースの複写式、シフトはExcelで管理者が毎月手組み、介護報酬の計算は事務スタッフが目視で集計して電卓で計算する状態でした。
毎月末は事務3名がほぼ5日間拘束され、国保連への請求データ作成まで残業続き。さらに怖いのが実地指導。記録の記載漏れや様式の不備は報酬返還にも繋がる重大問題ですが、紙のままではチェックが間に合わない日もありました。
職員さんには「早く帰って」と言いたい。でも記録を書く時間が取れず、サービスが終わった後に事業所に戻って書く職員もいました。
介護の仕事は対人の仕事。事務作業で潰してはいけないんです。でも現実には、月末になると全員が事務に追われていました。
介護ソフトは"職員が使いこなせない"問題。
現場のITリテラシーに合わせて作れることが決め手
既存の介護ソフトを2社比較しましたが、機能が網羅的すぎて操作が複雑。スマホ操作に不慣れな50代・60代の職員が使いこなせず、パイロット導入で早々に断念しました。
- 既製ソフトは画面が情報過多で、職員が入力を敬遠した
- 自社業務に合わせた必要最小限のUIが求められた
- ナナラボのプロトタイプを職員に触ってもらい、改善を重ねられる進め方が合致
- 介護報酬改定への対応も、段階的に機能追加できる柔軟性が安心材料
介護分野のご相談で多いのは「業務ソフトはあるけど誰も使ってない」パターン。現場のリテラシーに合わせた情報量の削ぎ落としが重要です。D社様のMVPでは、入力項目を既存ソフトの1/3まで絞り、"これだけ書けば記録として成立する"最小構成からスタートしました。
50代職員のパイロットユーザーを中心に、
"書ける記録アプリ"へ磨き込み
プロトタイプ段階で、最もITに不慣れな50代職員2名をパイロットユーザーに指名。"この人たちが使えなければ、誰も使えない"という基準で改善を重ねました。文字サイズ、ボタン配置、音声入力の導入、1画面1アクションの設計など、介護現場特有の制約を反映しています。
導入開始から3ヶ月で、全職員30名が記録アプリに移行。紙記録はゼロになりました。訪問記録アプリはスマホ最適化を徹底し、50代・60代の職員でも初日から書ける設計に磨き込んでいます。
搭載した機能
ナナラボを使ってみて
D社様から特に評価いただいたのは、"介護の現場言葉を理解してくれた"というコミュニケーション面でした。
ナナラボのチームは"介護報酬"や"加算"の話を最初から理解してくれていた。「ソフトの機能に業務を合わせる」のではなく、「業務をそのまま画面にする」という感覚でした。
パイロットユーザーに選んだ60代職員が、導入2週間目に「これ、楽やわ」と笑顔で言ってくれた時、本当に作って良かったと思いました。
導入後の変化
- 月末請求業務が5日間 → 半日に短縮
- 記録の未入力・不備が月18件 → 2件に
- 職員の残業時間が月22時間 → 6時間（約73%削減）
- 実地指導で指摘ゼロを初めて達成
- 職員の離職率が前年比で約40%改善、採用コストも低減
- 加算漏れが減り、介護報酬が月平均5%増（請求の適正化）
職員が早く帰れるようになっただけでなく、加算漏れが減って事業所の収入も増えました。働く人にも、経営にも、両方に効いた。これが一番嬉しい成果です。
— D社 管理者様今後の展望
第2フェーズでは、家族向けポータル（訪問記録の閲覧）・ヒヤリハット共有・ケアプラン作成支援を順次追加中。将来的には姉妹法人のデイサービス・居宅介護支援事業所にも展開し、法人全体のケア情報ハブとして育てる計画です。
